08.08.2011 г.  ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ;№ 13

Об утверждении Правил делопроизводства в администрации сельского поселения Тукаевский сельсовет муниципального района Аургазинский район

В соответствии с постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18 ноября 2010 года № 436 «Об утверждении правил делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти», целях установления единого порядка делопроизводства в администрации муниципального района ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в администрации сельского поселения Тукаевский сельсовет муниципального района Аургазинский район.

2. Управляющей делами администрации сельского поселения Тукаевский сельсовет муниципального района на основе утвержденных Правил по согласованию с архивным отделом администрации муниципального района разработать и утвердить Инструкции по делопроизводству, принять меры по установлению единого порядка делопроизводства.

3. Контроль за исполнением данного постановления оставляю за собой.

Глава сельского поселения ; ; ; ; ; ; ; ;  ; ; ; ; ; ; ; ; М.М. Богданов

Резяпова Н.Ш..

Утверждены

 ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ;постановлением главы

 ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ;администрации

сельского поселения

Тукаевский сельсовет

 ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ;муниципального района

 ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ;Аургазинский район

 ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ;от 08.08.2011 № 13

ПРАВИЛА

делопроизводства в администрации сельского поселения

Тукаевский сельсовет муниципального района Аургазинский район

I. Общие положения

 ; ; ; ;1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в администрации сельского поселения.

 ; ; ; ;2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

 ; ; ; ;3. Управляющая делами администрации сельского поселения на основе настоящих Правил по согласованию с архивным отделом администрации муниципального района разрабатывает Инструкцию по делопроизводству, утверждаемую главой сельского поселения.

 ; ; ; ;

II. Основные понятия

 ; ; ; ;5. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

 ; ; ; ;документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке-

 ; ; ; ;делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации муниципального района-

 ; ; ; ;документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации муниципального района-

 ; ; ; ;электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме-

 ; ; ; ;документооборот – движение документа с момента его создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки-

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа-

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа-

2

 ; ; ; ;копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющие юридической силы-

 ; ; ; ;регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе-

 ; ; ; ;номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации муниципального района, с указанием сроков их хранения-

 ; ; ; ;дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации муниципального района-

 ; ; ; ;служба делопроизводства – структурное подразделение администрации муниципального района, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях и отделах администрации муниципального района.

III. Создание документов в администрации муниципального района

 ; ; ; ;6. Документы, создаваемые в администрации сельского поселения, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм, только копии документов) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

 ; ; ; ;7. Бланки администрации муниципального района разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте – посередине листа вдоль верхнего поля.

 ; ; ; ;8. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – вернее и нижнее.

 ; ; ; ;9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности администрации муниципального района, являются:

 ; ; ; ;а) Государственный герб Республики Башкортостан-

 ; ; ; ;б) наименование администрации сельского поселения на государственных языках Республики Башкортостан-

 ; ; ; ;в) должность лица, подписавшего документ-

 ; ; ; ;г) подпись должностного лица-

 ; ; ; ;д) вид документа-

 ; ; ; ;е) место составления (издания) документа-

 ; ; ; ;ж) справочные данные об органе администрации сельского поселения-

 ; ; ; ;з)адресат-

 ; ; ; ;и) дата документа-

 ; ; ; ;к) регистрационный номер документа-

 ; ; ; ;л) наименование документа-

3

 ; ; ; ;м) текст документа-

 ; ; ; ;н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта-

 ; ; ; ;о) отметка о наличии приложений-

 ; ; ; ;п) гриф согласования-

 ; ; ; ;р) гриф утверждения-

 ; ; ; ;с) виза-

 ; ; ; ;т) оттиск печати-

 ; ; ; ;у) отметка о заверении копии-

 ; ; ; ;ф) отметка об исполнителе-

 ; ; ; ;х) указания по исполнению документа-

 ; ; ; ;ц) отметка о контроле документа-

 ; ; ; ;ч) отметка об исполнении документа-

 ; ; ; ;ш) отметка о конфиденциальности.

 ; ; ; ;10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

 ; ; ; ;11. Согласование документа в администрации сельского поселения оформляется визой уполномоченного должностного лица или оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота

в администрации муниципального района

12. В документообороте администрации сельского поселения выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая)-

б) отправляемая документация (исходящая)-

в) внутренняя документация.

 ; ; ; ;13. В администрации сельского поселения доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

 ; ; ; ;14. Документы, поступающие в администрацию сельского поселения, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

 ; ; ; ;15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

 ; ; ; ;16. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий день.

 ; ; ; ;17. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов администрации сельского поселения.

 ; ; ; ;18. Зарегистрированные документы передаются управляющей делами администрации сельского поселения на рассмотрение главе администрации

4

Сельского поселения или по его решению – иным должностным лицам администрации сельского поселения. Документы с указанием по исполнению передаются исполнителям.

 ; ; ; ;19. Подлинник документа направляется ответственному за исполнение документа администрации сельского поселения. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается ответственному за исполнение, остальные исполнители получают копию документа.

 ; ; ; ;20. Документы после подписания главой администрации сельского поселения передаются управляющей делами для регистрации и отправки.

 ; ; ; ;21. Управляющая делами осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документов рассылке. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

 ; ; ; ;22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий день.

23. В администрации сельского поселения управляющей делами ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются управляющей делами и представляются главе администрации сельского поселения в установленном порядке.

24. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота администрации сельского поселения используются обязательные сведения о документах:

а) адресант

б) адресат

в) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

г) вид документа

д) дата документа

е) номер документа

ж) дата поступления документа

з) входящий номер документа

и) ссылка на исходящий номер и дату документа

к) наименование текста

л) индекс дела

м) сведения о переадресации документа

н) количество листов основного документа

о) количество приложений

п) общее количество листов приложений

р) указания по исполнению документа

с) должность, фамилия и инициалы исполнителя

т) отметка о конфиденциальности

5

V. Документальный фонд администрации сельского поселения

 ; ; ; ;25. Администрация сельского поселения:

 ; ; ; ;а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов-

 ; ; ; ;б) разрабатывает и утверждает по согласованию с архивным отделом администрации муниципального района номенклатуру дел, образующихся в процессе его деятельности-

 ; ; ; ;27. Формирование документального фонда администрации осуществляется управляющей делами путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архивный отдел администрации.

 ; ; ; ;28. Номенклатура дел администрации:

 ; ; ; ;а) составляется управляющей делами-

 ; ; ; ;б) утверждается главой администрации муниципального района не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года-

 ; ; ; ;в) ежегодно согласовывается архивным отделом администрации муниципального района-

 ; ; ; ;г) в случае изменения функций и структуры администрации сельского поселения подлежит согласованию архивным отделом администрации муниципального района.

 ; ; ; ;29. Наименованиями разделов номенклатуры дел администрации сельского поселения являются наименования структурных подразделений администрации сельского поселения.

30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

31. Дела со дня их формирования до передачи в архив или их уничтожения хранятся в администрации сельского поселения.

32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам администрации на рабочий день, ежедневно в конце рабочего дня подлежат возврату.

Иным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы администрации или управляющего делами администрации сельского поселения.

33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации сельского поселения с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах изъятия подлинника.

6

34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня их хранения. Передача дел в архив администрации производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях администрации.

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в администрации сельского поселения определяется Управлением по делам архивов Республики Башкортостан.

VI. Особенности работы с электронными документами

в администрации сельского поселения

 ; ; ; ;37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации сельского поселения.

 ; ; ; ;38. Для подписания электронных документов администрации сельского поселения используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

 ; ; ; ;39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

 ; ; ; ;40. Прием и отправка электронных документов осуществляется сотрудниками администрации.

 ; ; ; ;41. При получении электронных документов сотрудник осуществляют проверку подлинности электронной цифровой подписи.

 ; ; ; ;42. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение главы администрации сельского поселения, направлении электронных документов ответственным исполнителям администрации, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

 ; ; ; ;43. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота администрации.

 ; ; ; ;44. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации.

7

 ; ; ; ;45. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

 ; ; ; ;46. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в администрации сельского поселения в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

 ; ; ; ;47. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого главой администрации сельского поселения, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Управляющая делами

сельского поселения  ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ;Н.Ш. Резяпова